Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterschrift?
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nur mit Unterschrift gültig?
Eine Frage die bei Datenschützern immer wieder aufkommt ist, ob die Auftragsverarbeitungsverträge gem. Art 28 DSGVO von beiden Parteien unterzeichnet werden müssen.
Hierbei fällt nach kurzer Recherche im Internet bzw. beim durchforsten von Fachliteratur auf, dass eher die Fragestellung der Form des Auftragsverarbeitungsvertrags im Vordergrund steht. Auf diese Frage möchten wir in diesem Beitrag jedoch erstmal nicht eingehen, da sich aktuell die Juristen uneinig über die „Art und Weise“ beim Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages sind.
Denn gem. Art. 28 Abs 9. DSGVO gibt es keine konkreten Vorgaben für die erforderliche Form.
„Der Vertrag oder das andere Rechtsinstrument im Sinne der Absätze 3 und 4 ist schriftlich abzufassen, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann.“
Dennoch stellt sich die eigentliche Frage, wenn man sich für eine Form entschieden hat, ob bzw. überhaupt Unterschriften der Vertragsparteien auf einem Auftragsverarbeitungsvertrag notwendig sind. Hierzu möchten wir Beispiele genauer erklären und unsere Empfehlung abgeben.
Muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unterschrieben werden?
Betrachten wir das Beispiel einiger Firmen die einen großen Kundenstamm haben. Diese Firmen möchten das Dokument nicht jedes mal neu von dem eigenen Mitarbeiter unterschreiben lassen und bieten den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als Download auf ihrer Webseite an. In dem Vertrag wird dann der Vertragspartner als „Mustervertragspartner“ benannt, welcher einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit einer dieser besagten Firmen eingeht. Man könnte es so auslegen, dass man sagt, wenn man einen Dienstleistungsvertrag (Hauptvertrag) mit einer Firma eingeht, dass der Auftragsverarbeitungsvertrag als Anhang dazugehört und ohne extra Unterschrift gültig ist. Jedoch sind wir der Meinung, dass man für einen Vertrag eine Art Willenserklärung abgehen muss. Somit empfehlen wir Ihnen keine automatisieren E-Mails oder Download Möglichkeiten bei einem Vertragsabschluss.
Sollten Sie tatsächlichen einen großen Aufwand mit dem Abschließen von Auftragsverarbeitungsverträgen haben, kann man über eine automatisierte E-Mail oder einem Download des Vertrages nachdenken, jedoch empfiehlt es sich eine ausdrückliche Willenserklärung des Vertragspartners einzuholen.
Wie könnte eine Willenserklärung aussehen?
Ein reiner Download ohne Zustimmung oder dergleichen empfiehlt sich nicht als eindeutiger Vertragsabschluss.
Unsere Empfehlung ist, dass man für diesen Download zumindest eine Checkbox aktivieren sollte, damit man die Willenserklärung nachweislich vorliegen hat. Grundsätzlich sollte auch die Einsicht in den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vor Abschluss möglich sein. Sorgen Sie dafür, dass man sich das Dokument in Ihrer Mediathek oder einem separaten Fenster per Hyperlink nochmal anschauen kann.
