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Braucht man einen stellvertretenden Datenschutzbeauftragten?

Der Datenschutz gewinnt in der digitalen Welt immer mehr an Bedeutung. Unternehmen und öffentliche Stellen sind gesetzlich verpflichtet, Datenschutzbeauftragte zu bestellen, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten. Doch was passiert, wenn der Datenschutzbeauftragte ausfällt? Hier kommt der stellvertretende Datenschutzbeauftragte ins Spiel.

Dieser Beitrag beleuchtet die Notwendigkeit, Aufgaben und rechtlichen Aspekte eines stellvertretenden Datenschutzbeauftragten.

Gesetzliche Vorgaben: Muss ein stellvertretender Datenschutzbeauftragter sein?

Weder die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) noch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreiben explizit die Bestellung eines stellvertretenden Datenschutzbeauftragten vor. Dennoch gibt es auf Landesebene einige Vorschriften, die eine solche Pflicht festlegen. Beispielsweise sehen § 5 Abs. 1 HDSIG Hessen, § 31 Abs. 1 DSG NRW und § 13 Abs. 2 ThürDSG Thüringen die Benennung eines stellvertretenden Datenschutzbeauftragten vor.

Diese Landesdatenschutzgesetze betonen die Wichtigkeit einer kontinuierlichen Datenschutzüberwachung und stellen sicher, dass auch bei Abwesenheit des regulären Datenschutzbeauftragten die Aufgaben nahtlos weitergeführt werden können.

Die Rolle und Qualifikationen eines stellvertretenden Datenschutzbeauftragten: Was Sie wissen müssen

Ein stellvertretender Datenschutzbeauftragter übernimmt im Falle der Abwesenheit des regulären Datenschutzbeauftragten dessen Aufgaben. Dazu gehören:

  • Überwachung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und -gesetze
  • Beratung des Unternehmens und der Mitarbeiter zu Fragen des Datenschutzes
  • Prüfung und Überwachung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten
  • Schulung der Mitarbeiter in Datenschutzfragen
  • Zusammenarbeit mit anderen Datenschutzbehörden

Die Qualifikationen eines stellvertretenden Datenschutzbeauftragten sollten ähnlich denen des regulären Datenschutzbeauftragten sein, also fundiertes Fachwissen im Datenschutzrecht und -praxis umfassen. Diese sogenannte Fachkunde kann z.B. durch den Besuch einer entsprechenden Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten inkl. Zertifizierungsprüfung erlangt werden.

Ausbildung zum stellvertretenden Datenschutzbeauftragten

Rechtliche Rahmenbedingungen: Schutz und Pflichten eines stellvertretenden Datenschutzbeauftragten – Kündigungsschutz

Ein entscheidender rechtlicher Aspekt ist der besondere Kündigungsschutz, den ein Datenschutzbeauftragter genießt. Dieser Schutz gilt auch für stellvertretende Datenschutzbeauftragte, sofern sie die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten tatsächlich wahrnehmen.

Gerichtsurteile, wie z.B. das Urteil vom 17.03.2023, Az. 4 Sa 133/22, bei dem sich ein stellvertretender Datenschutzbeauftragter gegen eine arbeitsrechtliche Kündigung wehrte und Recht bekam, bestätigen, dass stellvertretende Datenschutzbeauftragte denselben Kündigungsschutz wie reguläre Datenschutzbeauftragte genießen.

Allerdings gilt der Sonderkündigungsschutz sowohl für den Datenschutzbeauftragten als auch für den stellvertretenden Datenschutzbeauftragten nur, sofern für das Unternehmen die Verpflichtung besteht, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte die Benennung des Datenschutzbeauftragten hingegen freiwillig erfolgen, besteht kein Kündigungsschutz und damit folglich auch kein Kündigungsschutz für den stellvertretenden Datenschutzbeauftragten.

Konfliktfrei im Datenschutz: Wie man Interessenkonflikte vermeidet

Ein Interessenkonflikt besteht, wenn der Datenschutzbeauftragte in erster Linie seine eigene Tätigkeit kontrollieren muss. Insbesondere ist bei Leitungsfunktionen regelmäßig von einem Interessenkonflikt auszugehen. Außerdem bei Beschäftigten der IT- oder Personalabteilung, wenn diese in der Lage sind, Datenverarbeitungsprozesse zu bestimmen oder wesentlich zu beeinflussen.

Die Unabhängigkeit des Stellvertreters ist entscheidend für die effektive Wahrnehmung der Datenschutzaufgaben.

Freiwillige Bestellung eines Stellvertreters: Ein sinnvolles Risiko-Management?

Private Unternehmen, die einen Datenschutzbeauftragten ernennen müssen, stehen bei dessen längerfristiger Abwesenheit vor einem Dilemma: Sie riskieren entweder ein Bußgeld wegen fehlender ordnungsgemäßer Bestellung oder müssen einen Stellvertreter ernennen, was zu einem zusätzlichen Kündigungsschutz für zwei Mitarbeiter führen kann.

Viele Organisationen entscheiden sich trotz fehlender gesetzlicher Verpflichtung für die freiwillige Bestellung eines Stellvertreters, um eine lückenlose Überwachung und Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten und Risiken zu minimieren.

Fazit: Brauche ich einen stellvertretenden Datenschutzbeauftragten?

Die Bestellung eines stellvertretenden Datenschutzbeauftragten mag auf den ersten Blick nicht zwingend erforderlich erscheinen, doch die Praxis zeigt, dass sie in vielerlei Hinsicht vorteilhaft ist.

Ein stellvertretender Datenschutzbeauftragter bietet Unternehmen nicht nur rechtliche Absicherung, sondern gewährleistet auch Kontinuität und hohe Standards im Datenschutz. Seine Rolle ist entscheidend für die effektive Umsetzung und Überwachung der Datenschutzmaßnahmen, insbesondere in Abwesenheit des Hauptbeauftragten. Die freiwillige Bestellung eines Stellvertreters ist somit eine strategische Maßnahme zur Risikominimierung und zur Sicherstellung der Compliance mit Datenschutzbestimmungen.

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