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Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem, auch als Whistleblower System bekannt, ist eine Plattform, die es Personen, sogenannten Whistleblowern, ermöglicht, verdächtige Aktivitäten oder Fehlverhalten innerhalb einer Organisation anonym oder auch nicht anonym zu melden.

Solche Frühwarnsysteme sind oft in Unternehmen oder Behörden implementiert, um Verstöße gegen geltendes Recht bzw. Richtlinien, Missbrauch oder andere unethische Praktiken aufzudecken und dienen für die Identifizierung von Compliance-Risiken. Ein Hinweisgebersytem ist ein wertvolles Instrument zur Aufdeckung von Korruption, Betrug oder anderen illegalen Aktivitäten und zahlt positiv auf das Compliance Management System nach ISO 37301 ein.

Diese Systeme können verschiedene Formen annehmen, einschließlich Hotlines, E-Mail-Adressen, Briefkästen, Ombudspersonen oder digitale Plattformen.

Ein wirksames Hinweisgebersystem schützt die Identität des Meldenden und sorgt für eine gründliche Untersuchung der gemeldeten Vorfälle. Es fördert Transparenz und Vertrauen in der Organisation und hilft, mögliche Risiken zu mindern.

Vorteile eines Hinweisgebersystems für Unternehmen

Vorteile:

  1. Ein Hinweisgebersystem fördert eine transparente und ethische Unternehmenskultur.
  2. Es ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Fehlverhalten oder illegalen Aktivitäten innerhalb des Unternehmens.
  3. Ein Hinweisgebersystem kann mögliche finanzielle Verluste verhindern, die durch Betrug oder Korruption entstehen könnten.
  4. Es kann das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen stärken, da sie wissen, dass ihre Bedenken ernst genommen werden.
  5. Ein Hinweisgebersystem hilft, das Reputationsrisiko des Unternehmens zu mindern, indem es Probleme intern löst, bevor sie öffentlich werden.

Nachteile:

  1. Die Einführung eines Hinweisgebersystems kann, je nach Auswahl der Meldestelle, teuer sein, z.B. bei der Beauftragung externer Ombudspersonen
  2. Es kann zu Missbrauch führen, wenn Mitarbeiter das System für persönliche Vendettas oder unbegründete Beschwerden nutzen.
  3. Ein Hinweisgebersystem kann die Mitarbeiter-Moral beeinträchtigen, wenn es nicht richtig gehandhabt wird, da es als Spionage-Tool wahrgenommen werden könnte.
  4. Es kann schwierig sein, die Anonymität der Hinweisgeber zu gewährleisten, was zu Angst vor Vergeltung führen kann. Abhilfe kann ein digitales Whistleblower System schaffen.
  5. Die Handhabung der eingehenden Berichte kann eine erhebliche Belastung für das Management darstellen, insbesondere wenn die Anzahl der Berichte hoch ist.

Definition eines Hinweisgebersystems

Die allgemeine Definition eines Hinweisgebersystems lautet:

„Der Ausdruck Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden. Zu Hinweisgebersystemen zählen Telefonhotlines, Ombudsleute, web-basierte Systeme sowie kombinierte Mechanismen zur sicheren Kommunikation von Missständen und Unregelmäßigkeiten. Unterschiede liegen in der zeitlichen und örtlichen Erreichbarkeit der Kommunikationsplattform, in der sicheren Anonymitätswahrung des Whistleblowers und damit in der Hemmschwelle, in der Konzentration auf bestimmte Delikte, im Vermeiden von Denunziantentum und in der Dialogmöglichkeit, um einen Fall aufzuklären. Ziel dieser Systeme ist neben der frühzeitigen Aufdeckung vor allem die Prävention interner Missstände und Risiken.“

Seit dem 02. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) neu in Kraft getreten. Das HinSchG verpflichtet alle Organisationen mit in der Regel mehr als 50 Beschäftigten, eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben (§ 12 HinSchG). Als interne Meldestelle ist ein Hinweisgebersystem gemeint. Ein Hinweisgebersystem kann in unterschiedlichen Formen auftreten, darunter Briefkästen, E-Mail-Postfach, Telefonhotline, Ombudsperson oder als softwarebasiertes, digitales Hinweisgebersystem.

Vor- und Nachteile gängiger Hinweisgeberkanäle

Die folgende Übersicht zeigt die gängigen Kanäle und deren Vor- und Nachteile. Das digitale Hinweisgebersystem hat sich mittlerweile als effizienteste
Lösung durchgesetzt. Es liefert die meisten Vorteile und gewährleistet als einziger Kanal die vollständige Anonymität für Hinweisgeber.

Das digitale Hinweisgebersystem lässt sich beliebig skalieren und eignet sich so für kleine und mittelständische Unternehmen gleichermaßen
wie DAX-Konzerne oder Global Player. Zusätzlich lässt sich ein digitales System durch E-Mail- oder Telefonkommunikation ergänzen.

Briefkasten

Vorteile:

  • Auch erreichbar, wenn Mitarbeitende im Unternehmen nur schwer Zugriff auf andere Kommunikationskanäle (Telefon, Internet) haben
  • Schnell einzurichten

Nachteile:

  • Hinweisgeber muss den Zeitpunkt des Briefeinwurfs taktisch gut wählen, um unerkannt zu bleiben
  • Handschriftliche Einreichungen lassen Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zu
  • Keine Möglichkeit für Rückfragen bei anonymen Meldungen
  • Keine zentrale Lösung möglich; muss an jedem Standort separat eingerichtet und bearbeitet werden

E-Mail

Vorteile:

  • Einfach und kostengünstig
  • Meldungen können rund um die Uhr, global sowie intern und extern abgegeben werden
  • Zwei-Wege-Kommunikation mit dem Hinweisgeber ist möglich

Nachteile:

  • Keine Anonymität für den Hinweisgeber
  • E-Mails können immer nachverfolgt werden
  • Keinerlei Formalität bezgl. gewünschter Informationen, möglicher Sprachen, etc.
  • Personenbezogene Daten müssen mühsam manuell gem. der DSGVO verwaltet und gelöscht werden

Telefon

Vorteile:

  • Persönlicher Dialog mit dem Hinweisgeber kann helfen, Hemmschwellen abzubauen
  • Auch bei Lese- und Rechtschreibschwäche geeignet
  • Der Gesprächspartner kann Informationen strukturiert aufnehmen

Nachteile:

  • Keine Anonymität für den Hinweisgeber – selbst bei unterdrückter Rufnummer lässt die Stimme Rückschlüsse zu
  • Keine Möglichkeit, Dokumente geschützt zu übermitteln
  • Callcenter in der Regel nicht rund um die Uhr verfügbar
  • Bei Anrufbeantworterlösungen können Verbindungs- oder Tonprobleme zu Übertragungs- oder Verständnisfehlern führen
  • Je nach Zahl der verfügbaren Länder oder Sprachen relativ teuer
  • Ein Telefonat kostet Überwindung

Ombudsperson

Vorteile:

  • Juristisches Fachwissen erlaubt der Ombudsperson, gezielte Nachfragen zu stellen
  • Externe Stelle erhöht das Vertrauen potenzieller Hinweisgeber
  • Bei mangelnden internen Ressourcen kann er auch die Einschätzung und Bearbeitung der Hinweise übernehmen
  • besitzt eine „wahrgenommene“ Neutralität

Nachteile:

  • Keine Anonymität für den Hinweisgeber, wenn die Ombudsperson per Telefon oder E-Mail kontaktiert wird
  • mögliche Sprachbarrieren
  • Entgegen der öffentlichen Wahrnehmung besteht für Ombudsstellen durch Rechtsanwälte kein besonderer Schutz vor Durchsuchung oder Sicherstellung von Unterlagen durch Behörden
  • Ein Telefonat kostet Überwindung
  • Personalressourcen müssen gebunden werden

Digitales Hinweisgebersystem

Vorteile:

  • Einziger Kanal, der vollständige Anonymität gewährleisten kann, auch beim anschließenden Dialog
  • Keine Einschränkungen bezüglich möglicher Sprachen sowie zeitlicher und örtlicher Verfügbarkeit
  • Geführter Meldeprozess zur Abfrage der wichtigsten Aspekte eines gemeldeten Missstands
  • Sichere Übermittlung von Dateien und Dokumenten über das Internet
  • Vollständiges Erfüllen aller relevanten Datenschutz-Anforderungen
  • Sichere Dokumentation aller Hinweise, Nachrichten mit dem Hinweisgeber, Dateien sowie Bearbeitungsschritte im System
  • Hinweise in Fremdsprachen können direkt im System von zertifizierten Agenturen übersetzt werden
  • Einfaches Abbilden dezentraler Bearbeitung von Hinweisen durch Rollen- und Rechtekonzept sowie automatisches Routing von Hinweisen
  • kosteneffizient

Nachteile:

  • Hinweisgeber muss sich Zugangsdaten zum System notieren, um den Dialog mit dem Unternehmen aufrecht erhalten zu können
  • Bei sehr individualisierten und vielsprachigen Systemen (angepasste Texte, Fragen, etc.) kann das Aufsetzen des Systems gewisse Stunden in Anspruch nehmen

Tipps zur Implementierung eines effektiven Hinweisgebersystems

Ein effektives Hinweisgebersystem ist ein entscheidendes Tool für Unternehmen, um Unregelmäßigkeiten aufzudecken und die Compliance positiv zu fördern. Hier einige Tipps für dessen Implementierung:

  1. Anonymität gewährleisten: Mitarbeiter sollten anonym Hinweise geben können, um Vergeltungsmaßnahmen zu vermeiden.
  2. Vertraulichkeitsgebot beachten: Das Whistleblowing System muss die Vertraulichkeit der Hinweisgeber gewährleisten, dies kann durch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen wie z.B. Verschlüsselung oder ein funktionierendes Rechte- und Rollenkonzept statuiert werden.
  3. Zugänglichkeit sicherstellen: Das System sollte leicht zugänglich sein, z.B. durch eine Hotline oder eine Online-Plattform.
  4. Reaktionen zeigen: Unternehmen sollten auf die Hinweise reagieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um zu zeigen, dass das System wirkt.
  5. Kommunikation fördern: Es ist wichtig, regelmäßig über das System zu informieren und dessen Bedeutung zu betonen.
  6. Schulung anbieten: Mitarbeiter sollten geschult werden, um zu verstehen, was ein Hinweisgebersystem ist und wie es funktioniert.

Ein gut implementiertes Hinweisgebersystem kann das Betriebsklima verbessern und Missstände aufdecken.

Rechtliche Aspekte bei der Nutzung von Hinweisgebersystemen

Ein Hinweisgebersystem, auch Whistleblower-System genannt, ist ein internes Tool in Unternehmen, das es Mitarbeitern ermöglicht, Verstöße gegen Gesetze oder ethische Richtlinien zu melden. Bei der Nutzung solcher Systeme sollten, neben dem Hinweisgeberschutzgesetz, weitere rechtliche Aspekte beachtet werden.

  • Das Datenschutzgesetz ist hier besonders wichtig, da der Schutz der Whistleblower gewährleistet sein muss.
  • Außerdem sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verstoßen, indem sie Whistleblower diskriminieren oder benachteiligen.
  • Auch das Arbeitsrecht kann eine Rolle spielen, wenn es um die Konsequenzen einer Meldung geht. Es empfiehlt sich, bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems juristische Beratung in Anspruch zu nehmen, um Rechtsverstöße zu vermeiden.
  • Daneben sollte auch der Betriebs- oder Personalrat in die Überlegungen der internen Meldestelle mit involviert werden.

Beispiele für erfolgreiche Hinweisgebersysteme

Ein erfolgreiches Beispiel für ein Hinweisgebersystem ist das der Deutschen Bahn. Der Konzern hat ein internes System eingeführt, bei dem Mitarbeiter anonym Missstände melden können. Ein weiteres Beispiel ist das Hinweisgebersystem von Siemens. Nach einem massiven Korruptionsskandal hat Siemens ein solches System etabliert, um Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Auch die Stadt Hamburg hat ein Hinweisgebersystem. Bürger können hier über eine Hotline oder ein Online-Formular Hinweise auf Korruption und andere Amtsvergehen geben. Diese Beispiele zeigen, dass Hinweisgebersysteme sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich eingesetzt werden können.

Fazit: Die Bedeutung von Hinweisgebersystemen für Unternehmen und Gesellschaft

Ein Hinweisgebersystem ist ein wesentliches Instrument für Unternehmen, um interne Probleme zu identifizieren. Es ermöglicht Mitarbeitern, anonym Missstände zu melden, was zu einer transparenteren und gerechteren Arbeitsumgebung führt. Darüber hinaus stärkt es das Vertrauen der Öffentlichkeit in das Unternehmen. In der Gesellschaft fördert ein Hinweisgebersystem die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Es hilft dabei, Korruption, Betrug und andere illegale Aktivitäten aufzudecken. Daher sind Hinweisgebersysteme sowohl für Unternehmen als auch für die Gesellschaft von großer Bedeutung. Sie tragen dazu bei, eine verantwortungsbewusste und ethische Kultur zu fördern.

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