Benennung Datenschutzbeauftragter
Unternehmen in denen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, müssen unter bestimmten Bedingungen, einen Datenschutzbeauftragten (kurz: DSB bestellen). Die Benennung ist ein Begriff mit rechtlichem Hintergrund und kann mit einer Bestellung oder Ernennung gleichgesetzt werden. Die Pflicht der Bestellung ergibt sich aus Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 Abs. 1 BDSG.
Voraussetzungen
Eine Benennung von Datenschutzbeauftragten ist dann verpflichtend, wenn z.B.
- die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird (Ausnahme: Gerichte mit justiziellen Tätigkeiten)
- die Kerntätigkeit auf die umfangreiche Verarbeitung von besonderen personenbezogenen Daten abzielt, z.B. Gesundheitsdaten wie Patientenakten, politische Meinungen wie Parteizugehörigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit, etc.
- mindestens 10 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind (Aushilfen, Azubis, Praktikanten, Festangestellte, Teilzeitangestellte und freie Mitarbeiter fallen darunter)
Eine „ständige“ Beschäftigung liegt vor, wenn der betreffende Beschäftigte immer wieder mit automatisierter Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Berührung kommt, ohne dass dies den Schwerpunkt der Beschäftigung ausmacht.
Mit einer Benennung geht einher, dass der Datenschutzbeauftragte ab diesem Zeitpunkt seine Funktion offiziell ausübt und dadurch zum Träger von Rechten und Pflichten wird.
Benennungsurkunde
In Anbetracht dessen ist es wichtig, die notwendigen Formalitäten zu berücksichtigten. Nur wenn der Datenschutzbeauftragte ordentlich benannt wird und die Benennung der jeweilig zuständigen Behörde gemeldet wird, ist die Unternehmung hinsichtlich der Benennung entsprechend abgesichert. Die Meldung der Benennung ist in Art. 38 Abs. 7 DSGVO geregelt. Um der Rechenschaftspflicht der DSGVO gerecht zu werden, ist es unabdingbar eine von der Geschäftsleitung und Datenschutzbeauftragten unterzeichnete Benennungsurkunde aufzusetzen.
Aus der Benennungsurkunde geht hervor, welche Person das Amt des Datenschutzbeauftragten belegt und somit in Zukunft den Datenschutz in der Organisation zu verantworten hat. Verantwortlich für den Datenschutz bleibt allerdings der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
10 oder 20 Mitarbeiter
Aktuell hat der Bundestag einen neuen Gesetzesentwurf verabschiedet, mit dem die Schwelle von 10 auf 20 Mitarbeiter steigt. Bevor die Neuregelung allerdings in Kraft treten kann, muss der Bundesrat noch zustimmen.
Freiwillige Benennung
Liegen die Voraussetzungen zur Benennung nicht vor, kann ein Datenschutzbeauftragter auch freiwillig benannt werden. Achtung: Nur weil Sie die Bedingungen zur Benennung nicht erfüllen, heißt dies noch lange nicht, dass der Datenschutz und die Datenschutzgrundverordnung nicht eingehalten werden muss.
Berufsgeheimnisträger
Werden Berufsgeheimnisträger, wie z.B. Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, etc. zum Datenschutzbeauftragten benannt, entfällt die Benennungspflicht aufgrund des beruflichen Status nicht.
