Gerade für Firmen sind Jobmessen mittlerweile zum idealen Ort für einen schnellen Erstkontakt mit einem potenziellen Mitarbeiter mutiert. Auch der Bewerber kann seinen zukünftigen Arbeitgeber schneller und besser kennenlernen als über die Unternehmenshomepage. Dies ermöglicht einen schnellen Austausch von Kontaktdaten und Lebenslauf. Eine Win-Win-Situation für beide Parteien. Gäbe es da nicht noch den Datenschutz. Aber keine Bange, es ist alles halb so wild.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Bei der Verarbeitung von Bewerberdaten bzw. potenziellen Bewerberdaten handelt es sich um den Zeitpunkt der Erhebung um eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die eine entsprechende datenschutzrechtliche Legitimation benötigt.

Dabei kann § 26 BDSG oder die Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO herangezogen werden. Werden die Bewerberdaten zur Aufnahme in einen Talent- bzw. Bewerberpool aufgenommen ist eine Einwilligung unabdingbar. Gibt ein Bewerber seine Daten jedoch explizit für eine ausgeschriebene Stelle ab, bewirbt sich also, dienst § 26 BDSG als Erlaubnis für die Datenverarbeitung. Achtung: Beachtet die Aufbewahrungsfristen bei Bewerbungen. Einen entsprechenden Leitfaden dazu habe ich hier verfasst.

Informationspflichten

Sofern personenbezogene Daten von Betroffenen verarbeitet werden, müssen die Betroffenen zum Zeitpunkt der Ersterhebung über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die sogenannten Informationspflichten im Sinne von Art. 13 DSGVO transparent informiert werden.

Ein Beispiel aus dem Bäckereifachgeschäft: Brötchen gegen Geld. Hier: Daten gegen Informationspflichten. Du hast gegenüber dem Bewerber bzw. Interessenten eine Informationspflicht.

Dabei stellt die verantwortliche Stelle sicher, dass die Informationspflichten an den Betroffenen übergeben werden. Dies kann auch bspw. durch einen Aufsteller oder Tablet am Messestand geschehen. Der Umwelt zur Liebe sollten zahlreiche Ausdrucke der Informationspflichten auf Papier vermieden werden. Machen wir uns nicht vor, die meisten Empfänger der Informationspflichten werden diese nach Empfang eh zeitnah in den Papierkorb werfen. Empfehlung: Haltet am Stand eine geringe Anzahl an ausgedruckten Informationspflichten vor, nicht das ein Bewerber noch explizit danach fragt und ihr nichts aushändigen könnt.

Ein Muster kannst du hier kostenlos runterladen.

Formulare

Nicht selten kommen Recruiter mit Bewerbern am Messestand spontan ins Gespräch, sodass es gängige Praxis ist die Bewerberdaten über ein Formular des Unternehmens zu verarbeiten, wenn der Bewerber seinen Lebenslauf nicht griffbereit hat und dieser für das Unternehmen interessant sein könnte.

Hier gilt es den Grundsatz der Datenminimierung im Sinne von Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO zu wahren. Dabei sollen wirklich nur die personenbezogenen Daten erhoben werden, die für die Prüfung einer Eignung der jeweiligen Vakanz relevant sind.

Ein Muster habe ich dir auch hier kostenlos bereitgestellt.

Internationale Bewerber

Auch Menschen die nicht ihren Wohnsitz in der EU haben, sind gern gesehene Gäste auf Jobmessen. Da kann die Frage aufkommen, ob die DSGVO hier einzuhalten ist. Einfache Antwort: Ja! In der DSGVO werden die Menschen nicht aufgrund Ihrer Herkunft anders behandelt. Nur mal so nebenbei, dass sollte übrigens in jedem Lebensbereich so sein. gibt es keine Unterscheidung von betroffenen Personen.

Es gibt daher keinen Unterschied in den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von internationalen und EU-Betroffenen. So müssen auch die internationalen Betroffenen bspw. die Einwilligungserklärung unterschreiben und über die Informationspflichten transparent über den Datenschutz und die Verarbeitung informiert werden.