Datenschutz bei Krankmeldungen: Was Arbeitgeber wissen dürfen – und was nicht?

Die kalte Jahreszeit steht bevor und mit ihr die typischen Erkältungen und Grippewellen. Für Arbeitgeber bedeutet das oft, dass sie mit Krankmeldungen und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter umgehen müssen. Doch wie viel dürfen sie über die Krankheit ihrer Angestellten wissen? Und was sagt der Datenschutz dazu?

Eine Krankmeldung ist mehr als nur eine Mitteilung über eine Abwesenheit – sie enthält oft hochsensible Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO. Laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zählen Krankmeldungen zu den sogenannten „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“, die besonders schützenswert sind. Darin enthalten sind Informationen zur körperlichen oder geistigen Gesundheit einer Person, die nur unter bestimmten Bedingungen verarbeitet werden dürfen.

Grundsätzlich müssen Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber nur über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer der Erkrankung informieren. Eine Diagnose muss nicht preisgegeben werden. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält für den Arbeitgeber lediglich folgende Informationen:

• Name des Arbeitnehmers
• Die zuständige Krankenkasse
• Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit
• Ob es sich um einen Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit handelt
• Ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt

Diese Informationen sind für die Entgeltfortzahlung und die korrekte Dokumentation der Abwesenheit relevant, ohne dass der Arbeitgeber in die Privatsphäre des Mitarbeiters eindringt.

In Fällen, in denen der Arbeitgeber Zweifel an der Richtigkeit einer Krankmeldung hat, kann er in bestimmten Fällen eine Überprüfung verlangen. Eine Möglichkeit ist, den Betriebsarzt einzuschalten, der die Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters überprüft. Der Betriebsarzt unterliegt ebenfalls der ärztlichen Schweigepflicht und darf nur die notwendigen Informationen weitergeben – ohne die Diagnose zu offenbaren.

Die Nutzung von Messenger-Diensten wie WhatsApp für Krankmeldungen ist ein klarer Verstoß gegen den Datenschutz. Laut der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW ist es datenschutzrechtlich nicht zulässig, sensible Gesundheitsdaten über unsichere Kanäle wie WhatsApp zu übermitteln. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Krankmeldung auf sicheren Wegen übermittelt wird beispielsweise über den internen Dienstweg oder verschlüsselte Kommunikationskanäle.

Auch die Kollegen des erkrankten Mitarbeiters dürfen nicht ohne Weiteres über die Krankmeldung informiert werden. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der betroffene Mitarbeiter ausdrücklich zugestimmt hat oder wenn es zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Verpflichtungen notwendig ist. Der Arbeitgeber darf Informationen über die Krankmeldung eines Mitarbeiters nur in allgemeiner Form weitergeben, ohne konkrete Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zuzulassen, um den Datenschutz zu wahren. Eine detaillierte Angabe zur Krankheit oder Abwesenheit ist nur unter bestimmten Bedingungen zulässig.

Krankmeldungen sind ein sensibles Thema und unterliegen strengen Datenschutzregelungen. Arbeitgeber dürfen nur die notwendigen Informationen erhalten, um die Arbeitsunfähigkeit zu dokumentieren und gegebenenfalls Entgeltfortzahlungen zu leisten. Eine detaillierte Diagnose muss nicht mitgeteilt werden und auch die Weitergabe von Krankmeldungen an Kollegen oder Dritte ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Der Datenschutz sorgt dafür, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter gewahrt bleibt, vor allem wenn sie krank sind.